MAKALAH STRUKTUR ORGANISASI PADA PERUSAHAAN

 

TEORI ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

STRUKTUR ORGANISASI PADA PERUSAHAAN

Disusun oleh :

1.     Diska Putri A                  (19042010157)

2.     Putri Mega                      (19042010171)

3.     Nadia Ine Madina           (19042010177)

4.     Arya Dwi Mahendra       (19042010178)

5.     Nahdila Trisna Dwi        (19042010183)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS

TAHUN 2020

Kata Pengantar

 

Segala puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-NYA kepada kita semua. Sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu makalah yang berjudul STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN.

Adapun tujuan dari penulisan Makalah ini untuk memenuhi tugas dari Ibu Sonja Andarini pada bidang teori organisasi dan administrasi materi struktur organisasi. Selain itu Makala ini juga bertujuan untuk menambah wawasan kita semua dengan topik struktur organisasi pada perusahaan PT. Indofood.

Kami mengucapkan terimakasih pada semua pihak yang telah membagi pengetahuannya sehingga makalah ini selesai pada waktunya.

Kami menyadari Makalah yang kami tulis jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kritikan dan saran membangun akan kami terima.

 

 

 

Surabaya, 16 april 2020

 

 

 

 

 

PENDAHULUAN

 

 

A.    Latar belakang

Struktur organisasi selalu menjadi factor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan kelompok yang ada di dalam organisasi aturan aturan baru mengenai menejemen dalam lingkungan bisnis global saat ini membuat pertimbangan struktur lebih kritis. Kini para menejer dihadapkan dengan berbagai kemungkinan struktur yang berbeda.

Organisasi memeilikintujuan dan bereoreintasi pada tujuan sehingga struktur organisasi pun juga memiliki tujuan. Konsep mengenai organisasi melibatkan berbagai tujuan dan meyakinkan bahwa para pemimpin organiasi seharusnya memikirkan struktur dalam kaitannya dengan kontribusi struktur terhadap keefektifan organisasi.

 

B.     Tujuan

1.      Untuk mengetahui menyusun rantai kepemimpinan organisasi

2.      Untuk mengetahui struktur organisasi model seperti apa?

3.      Untuk mengetahui ukuran organisasi

 

 

 

 

 

 

PEMBAHASAN

 

C.     Struktur oranisasi

Struktur oragnisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaiman hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik menjelaskan hubungan wewenang melapor kepada siapa.

Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu menejemen dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi sangat berpengaruh pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kinerja karyawan mengarah pada kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi.

 

D.    Factor factor yang mempengaruhi struktur organisasi

Ernie (2006) menyatakan, ada 4 faktor yang mempengaruhi struktur organisasi:

1.      Strategi Organisasi

Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.

 

 

 

2.      Skala Organisasi

Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga  jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit.

Tetapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik  garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut.

Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.

 

3.      Teknologi

Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.

 

4.      Lingkungan

Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.

5.      Penerapan struktur organisasi dalam perusahaan

Struktur organisasi PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Divisi noodles dapat dilihat pada Gambar 2.1.

 

 

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Divisi Noodles cabang Cibitung

Deskripsi dari setiap organisasi

Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai berikut:

1.      General Manager (GM)

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin, mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.

2.      GM Secretary

Sekretaris perusahaan berfungsi sebagai penghubung antara perseroan dengan institusi pasar modal, para pemegang saham, dan masyarakat. Sekretaris bertanggung jawab untuk memonitor kepatuhan terhadap peraturan dan ketentuan pasar modal.

3.      Manajer Pabrik (Factory Manager)

Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan tanggung jawab:

1)      Merencanakan, mengkoordinasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manufacturing yang meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

2)      meningkatkan usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu.

3)       Mengatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan standar yang ditentukan.

 

a.        Supervisor Produksi (Production Supervisor)

Supervisor produksi bertugas menyempurnakan organisasi, prosedur dan sistem kerja guna pencapaian dalam semua aspek. Menyediakan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja sesuai dengan persyaratan.

b.        Manajer Teknik (Technical Manager)

Bertugas merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan teknik sehingga dapat menjamin kelancaran operasional mesin produksi dan sarana penunjang. Membuat perencanaan kerja yang diselaraskan dengan tujuan manajemen khususnya dalam kegiatan yang menyangkut teknik. Menjaga pelaksanaan perawatan dan perbaikan mesin

c.        Manajer Gudang (Warehouse Manager)

Manajer gudang bertugas merencanakan dan mengendalikan kegiatan pergudangan, sehingga tercapai tujuan utamanya, diantaranya keamanan, keakuransian jumlah dan kebutuhan barang yang dikelola, dengan melaksanakan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Menerapkan prosedur kerja, termasuk syarat-syarat, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) untuk menjaga dan memelihara semua aset perusahaan berupa aset tetap atau aset tidak tetap. Menjaga kelancaran dan pelaksanaan semua kegiatan arus transaksi barang melalui penentuan tata letak gudang serta penunjang tenaga pelaksana, agar tercapai pemanfaatan fasilitas dan optimalisasi tenaga kerja.

d.        Supervisor PPIC (Production Planning and Inventory Control).

Supervisor ini bertugas merencanakan jadwal produksi dan mengendalikan pengadaan bahan baku Raw Material (RM) dan barang jadi Finish Good (FG). Merencanakan kedatangan RM untuk menunjang kelancaran proses produksi sesuai jadwal yang telah dibuat. Membuat jadwal produksi berdasarkan Confirmed Weekly Order (CWO) yang diterima. Memantau tingkat persediaan dari gudang RM maupun FG sehingga standard dan persediaan penyangga tetap terjaga

4.      PDQCM (Process Development and Quality Control Manager)

Manajer PDQC bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan pengemas. Mengawasi analisa kualitas produksi, bertanggung jawab atas kelengkapan laboratorium untuk analisa dan pengembangan produk. Selain itu PDQCM bertugas dan bertanggung jawab:

1)      Mengendalikan semua kegiatan departemen PDQCM dalam aspek proses   pengendalian mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan

2)      Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di laboratorium serta GNP dan HACCP diproses produksi

3)      Mengendalikan semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal pengawasan mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan produk.

4)      Mengatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja, alat bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas-batas standar baku yang diselaraskan dengan rencana manajemen

5)      Menilai/mengevaluasi kerja staff departemen PDQCM

a)      Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Supervisor)

Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu PDQCM dalam hal sistem pengendalian mutu proses produksi. Memantau & mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi, sesuai standar mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan QC Process Spv & bagian administrasi. Melakuaka perbaikan mutu dan cost peralatan untuk kebutuhan analisis

 

b)      Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/ Produk Jadi (Quality Control Raw Material / Finished Gd Supervisor).

Supervisor pengawasan mutu bahan baku/produk jadi bertugas membantu PDQCM dalam hal pengendalian mutu RM & FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan pengawasan secara langsung terhadap proses Incoming Quality Control (IQC).

Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi koordinasi QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil analisa IQC dan OQC sehingga aktivitas kerja bisa berjalan lancar. Melakukan koordinasi tugas IQ RM & FG, OQC RM & FG serta mengembangkan proses.

Menjaga kelancaran tugas penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi pelaksaan GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili PDQCM jika tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah ditetapkan.

5.      Manajer Keuangan (Finance and Accounting Manager)

Manajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab merencanakan, menyiapkan budget dan planning (AOP) untuk menentukan tujuan yang harus dicapai. Memonitor kegiatan operasional dalam hal aspek financial supaya sejalan dengan AOP. Menandatangani bank instrument (Cek, transfer bank) sesuai dengan batasan yang ditetapkan perusahaan. Verifikasi setiaap pengeluaran biaya ataupun pembelian aset dan penggunaan dana lainnya sesuai dengan batasan yang ditetapkan oleh perusahaan. Menetapkan pelasanaan sistem dan prosedur yang berkaitan dengan keuangan.

a.       Supervisor Keuangan (Finance Supervisor)

Supervisor keuangan bertugas membantu FAM dalam menjalankan fungsi treasury & Controllership.

 

 

b.      Supervisor Pengontrol Pembiayaan (Cots Control Supervisor)

Supervisor pengontrol pembiayaan bertugas memonitor project cost. Biasanya cost control tidak menyusun budget karena budget sudah ditentukan di awal sebelum project dimulai. Budget sudah disiapkan oleh perusahaan, dan tugas cost controler adalah memonitor penggunaannya.

c.       Supervisor Akunting (Accounting Supervisor).

Supervisor akunting bertugas melaksanakan tugas verifikasi dan kontrol untuk setiap pengeluaran. Mengkoordinir setiap kegiatan pencatatan transaksi paerusahaan secara up to date. Melaksanakan pembayaran pajak dan laporan pajak sesuai ketentuan pemerintah.

6.      Manajer Pemasaran (Area Sales and Promotion Manager)

Manajer pemasaran (Area Sales Promotion Manager) memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengkoordinir distribusi produk ke daerah pemasaran, melakukan tugas penjualan dan permintaan produk, menyiapkan rencana penjualan dan permintaan produk, merencanakan dan membuat rancangan promosi, serta membuat rencana penjualan dan permintaan produk.

Manajer Pemasaran terbagi kedalam 2 wilayah yang membawahi ASPS (Area Sales Promotion Supervisor). ASPS memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1)      Time Territorial Management (TTM) yaitu ASPS dapat mengelola area yang meliputi tanggung jawabnya sesuai wilayah, mengetahui berapa besar pasar yang ada dan menganalisa pasar potensial, mengetahui data mengenai jumlah populasi penduduk, pendapatan perkapita seperti berapa kecamatan di area tersebut, dll. serta mengelola sales person yang mencakup area tersebut.

2)      Merchandising yaitu ASPS bertanggung jawab untuk brand building seperti menganalisa daerah-daerah tertentu apakah harus dipasang atau mengganti billboard, papan vinyl, spanduk, dll. yang bergambar produk Indofood. ASPS juga melakukan pemeriksaan produk-produk yang ada di toko-toko dan menarik produk yang kadaluarsa.

3)      Promotion, yaitu kegiatan yang meliputi Trade Promo (melakukan promosi ke toko-toko dengan memberikan potongan harga), Consumer Promo (melakukan demo icip-icip, jualan produk perpaket, heboh desa), dan Sponsorship (menjadi sponsor dalam acara atau event-event tertentu).

4)      Goodwill yaitu ASPS harus menjalin hubungan baik dengan distributor, toko-toko dan juga rekan bisnis.

7.      Manajer Personalia (Branch Personnel Manager)

Manajer personalia memiliki fungsi merencanakan, mengkoordinir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan kepersonaliaan yang meliputi hubungan industrial, administrasi kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan pelayanan umum untuk mendukung proses pencapain tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Selain itu manajer personalia memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan hubungan industrial yang harmonis untuk mencapai ketenangan industrial (ketenangan kerja dan ketenangan usaha) dilingkungan perusahaan.

Menyelenggarakan syarat-syarat dan kondisi kerja dalam rangka mewujudkan hak dan kewajiban karyawan dan administrasi kepegawaian secara tepat sebagai syarat untuk meningktkan produktifitas kerja yang optimal. Memberikan dukungan dan pelayanan kepada seluruh pihak agar dapat mencapai standar kerja secara optimal. Membuat analisa pengembangan organisasi secara berkala dan secara aktif ikut mendukung kegiatan-kegiatan pengembangan mutu/Total Quality Management (TQM). Turut serta melaksanakan program HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point).

1)      Supervisor Hubungan Industri (Industrial Relations Supervisor)

Supervisor ini bertugas membantu atasan dalam perencanaan, mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan hubungan industrial untuk mencapai tingkat ketenangan industrial yang optimal.

 

 

 

2)      Supervisor Administrasi dan Gaji (Administration and Wages Supervisor)

Supervisor ini bertugas membantu atasan dalam perencanaan, mengkoordinasi, dan melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian dan pengupahan/jaminan sosial sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3)      Supervisor Jasa dan Layanan Umum (General Affair and Service Supervisor)

Supervisor ini bertugas membantu atasan dalam perencanaan, pengkoordinasian dan pelaksanaan kegiatan pelayanan umum, pelayanan khusus dan perijinan perusahaan sesuai ketentuan.

 

4)      Supervisor Keamanan (Security Supervisor)

Supervisor ini bertugas membantu atasan dalam perencanaan, mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan pengamanan, penertiban pabrik, lingkungan agar mencapai tingkat ketenangan yang optimal.

5)      Supervisor Hubungan Publik (Pubic Relations Supervisor)

Supervisor ini bertugas dalam menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara perusahaan dengan publiknya. Hubungan baik dengan public ini ditujukan dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan mendorong public untuk berpartisipasi dalam menciptakan iklim pendapat atau opini yang menguntungkan perusahaan.

8.      Purchasing Officer

Purchasing memiliki tugas dan wewenang dalam menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian, mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok dan memilih serta mengevaluasi pemasok yang telah ditetapkan.

 

 

 

 

 

PENUTUP

Kesimpulan

Dari makalah diatas kita dapat menyimpulkan bahwa suatu organisasi tidak hanya ada disatu lingkungan tapi diberbagai lingkungan. Dan pada Makalah yang kami buat sangat ditekankan bawah kerja sama di organisasi sangat perlu. Supaya tujuan yang direncanakan dapat dilakukan dengan baik. Kepemimpinan yang baik juga sangat berpengaruh pada suatu organisasi. Dan tidak ada organisasi yang hanya memiliki kelebihan saja . setiap organisasi pasti memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing. Contohnya saja organisasi yang saya bahas diatas. Itu termasuk jenis organisasi besar yang memiliki tanggung jawab yang besar. Direktur sebagai pimpinan tertinggi bekerja sama kepada para pemegang saham perusahaan untuk mengelola perusahaan agar tidak mengalami kerugian.

 

Saran

Jika kita membangun sebuah organisasi harus memiliki visi misi yang jelas supaya terarah  organisasi yang mau kita buat harus seperti apa , tujuannya untuk apa? bermanfaat tidak bagi orang banyak? dsb. Juga cara kepemimpinan pada suatu perusahaan harus lah baik pula karena itu menjadi suatu nilai plus untuk berkembangnya suatu perusahaan. Serta komunikasi dari berbagi divisi dan para karyawan harus saling dijaga agar  tidak terjadi missed communication yang berakibat buruk kepada perusahaan dan yang berkecimpung didalamnya. Dan setiap orang yang bekerja diperusahaan atau berkecimpung diorganisasi manapun harus memilik rasa tanggung jawab dan solidaritas yang tinggi.

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

http://herliati-azizah.blogspot.com/2017/05/struktur-organisasi-pt-indofood-cbp.html

http://idamuhlida.blogspot.com/2016/11/makalah-struktur-organisasi.html